Enterprice OF QMS-یکپارچه سازی سیستمهای مدیریت

یکپارچه سازی سیستمهای مدیریت

 

 

برای انجام هر نوع کسب و کار نیاز به وجود معیاری برای ارزیابی فعالیتها وجود دارد و استانداردها توانسته اند این وظیفه را به خوبی انجام دهند.

 

 

برای استقرار یک سیستم اثر بخش در سازمان باید چهار مرحله طرح ریزی ، اجرا، بررسی و اقدام طی شود.

 

 

گستره کاربرد استانداردهای مدیریتی به عواملی مانند خط مشی سازمان و ماهیت شرایط فعالیت بستگی دارد.

 

 

عامل اصلی پیدایش تفکر یکپارچه سازی سیستمهای سه گانه مدیریتی وجوه مشترک مابین آنها بودهاست.

 

 

عامل تقویت کننده تفکر پیدایش یکپارچه سازی سیستم مدیریت مزایای فراوانی است که از پیاده سازی آنها عاید سازمانها می شود.

 

 

پرهیز از دوباره کاری، استفاده بهینه از منابع ودسترسی آسا نتر به اطلاعات از جمله مزایای پیاده سازی سیستمهای سه گانه مدیریتی در سازمانهاست.

 

 

یکی از قویترین اهرمهای افزایش رویکرد به یکپارچه سازی سیستمهای مدیریتی کارکرد قابل توجه این مدل در کاهش هزینه های عملیاتی است.

 

 

 

چکیده

 

 

 

کیفیت و کیفیت طلبی در کنار دستیابی به یک فایند کسب و کاری قابل قبول و متعالی از جنبه های گوناگون، یکی از مهمترین مسایل مورد بحث در چند ساله اخیر بوده است. پیشرفت در زمینه های کاری و کسب و کار سهم بیشتر از بازار به همراه دستیابی به مفاهیمی نظیر رضایت مشتری، بر آورده سازی الزامات قانونی و بین المللی و... از جمله اصلی ترین عوامل ترغیب کننده سازمانها به حرکت در جهت سیستماتیک کردن فعالیتهایشان بوده است. در این بین، استانداردهای بین المللی مختلف در زمینه های کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای، نقشی اساسی و غیر قابل انکار داشته اند.شباهتهای این سیستمهای مدیریتی و مزایای پیاده سازی همزمان آنها، بحث سیستمهای یکپارچه سازی مدیریت را مطرح ساخته است.

 

 

سیستمهای یکپارچه مدیریت

 

 

سیستم را در زبان فارسی >> سامانه<< گفته اند؛ در واقع مجموعه ای از عناصر و اجزای مختلف که با هماهنگی و انسجام، در کنار هم کار می کنند و به کمک سازو کارهای طراحی شده، رسیدن به یک هدف نهایی را میسر می سازند. به عبارت دیگر، یک >> سیستم<< مجموعه ای است که در حال حرکت به سمت نقطه ای خاص قرار دارد و در عین حال، مفاهیمی نظیر نظم، هماهنگی، یکپارچه سازی، انسجام و هدفمندی از مشخصه های بارز آن است.

 

 

بحث سیستمها، از آغاز دهه 1950 میلادی، پیشرفت چشمگیری داشته است. در واقع تا قبل از این برهه زمانی خاص، انجام کارهای مختلف و در زمینه های گوناگون، چه کوچک و چه بزرگ، چه صنعتی ویا غیر صنعتی، تابع روالها و برنامه های خاص وکاملاًٌ طراحی شدهای نبود. اهداف نیز به نوبه خود، آن طور که امروز مشخص می شوند و در سطوح مختلف طبقه بندی می گردند، قابل شناسایی و تفکیک نبودند. این موارد و مسایلی از این دست، عموماٌ باعث بروز مشکلات اجرایی زیادی می گشت.

مجموعه دلایل فوق و سایر علل جانبی، لزوم پیدایش وترویج سازو کارهایی را بیان می کرد که باعث وضوح هر چه بیشتر فعالیتها گردند و در عین حال، رسیدن به اهداف طراحی شده را تا حدودی تضمین کنند.

 

 

در چنین شرایطی، بحث سیستمها، به مفهوم نوین آن ، گام بلندی را در برآورده سازی خواسته های مطرح شده باعث گردید. با مشخص شدن کارایی بالای اصول سیستمی و موفقیتهای سیستمهای جدید اولیه، علاقه مندی به نگرش سیستمی و ایجاد و گسترش سیستمهای مختلف، روز به روز افزایش یافت. سیستمهای طراحی شده در طول چند دهه اخیر میلادی، نظیر سیستمهای تولید، سیستمهای برنامه ریزی تولید، سیستمهای مالی، سیستمهای اقتصادی، سیستمهای نگهداری و تعمیرات و... گواه روشن بر این مدعاست.

 

همچون تمام پدیده ها یعلمی نوین، سیستمهای طراحی شده و ایجاد شده مذکور نیزروز به روز دچار تغییر و تحول شده اند. طی چند سال اخیر، تحولات شگرفی در بحث سیستمها به وجود آمده است.

قوامین و ضوابط حاکم بر این سازو کارها، تغییرات زیادی داشته اند و روالهای موجود در آنها، نحوه ترسیم اهداف و روشهای پیشبرد کارها بسیار دگرگون گشته اند. در عین حا ل، در تمام این تحولات یک موضوع اساسی،ثابت مانده است و آن هم این است که هدف از تمام این تغییرات، دستیابی به سیستم هایی است که بیشترین انطباق را با نیازهای ابراز شده داشته و کاربردی ترین صورت را به خود گرفته باشند.

 

 

نتیجه این طرز نگرش، پیدایش نسل نوین سیستمهای صنعتی و خدماتی بوده است. در خلال این دگرگونیها و تحولات،مشکل دیگری نیز شروع به خودنمایی کرد. این مشکل جدید>>تداخل سیستمهای موجود و عدم هماهنگی بین آنها << بود. بدین ترتیب لازم بود که راه حل جدیدی برای این مسئله انتخاب شود. در این بین، طراحان سیستمها راهکاری بسیار مناسب و کاربردی را ارایه کردند و در واقع مشکل به وجود آمده را به این وسیله خود سیستمها حل کردند. رهیافت ابداع شده، چیزی نبود جز >>سیستمهای مدیریت<<. 

 

 

 

این سیستمها علاوه بر اینکه اصول و قوامین حاکم بر سیستم های قبلی را پوشش می دادند، به نوعی باعث ایجاد هماهنگی بین قسمتهای مختلف در گیر در آنها شده و از گسیختگی فعالیتها جلوگیری می کردند. برخی از مزایای این سیستمهای مدیریت عبارتند از:

 

! تعریف هدف به صورت واضح و با توجه به خط مشی سازمان؛

 

! جلوگیری از پیمودن مسیر های اشتباه در حرکت به سمت هدف؛

 

! از بین بردن تداخل و نا هماهنگی ساز و کارهای مختلف درون سیستمی؛

 

! کاهش هزینه های ناشی از دوباره کاریها؛

 

! ایجاد و گسترش گردش اطلاعاتی پویا در سیستم؛

 

! فراهم آوردن امکان باز نگری در سیسمتم و رفع نقایص و نقاط ضعف؛

 

! ایجاد امکان گرفتن باز خورد از جزییات فعالیتها؛

 

! فراهم آوردن زمینه ای برای پیش بینی های مختلف فرایندی؛

 

! کاهش حجم مستندات و سوابق سیستمی.

 

 

 

امروزه در بسیاری از سازمانها برای هدایت و هماهنگ کردن فعالیتهای هدفمند سازمان، از سیستمهای مختلف مدیریتی استفاده می شود. برای مثال می توان به سیستم مدیریت مالی، سیستم مدیریت تجاری، سیستم مدیریت منابع انسانی و...اشاره کرد.

 

در چند سال اخیر ،>> جهانی شدن << موضوعی مهم و تاثیر گذار بوده است. بسیاری بسیاری از روابط تجاری، صنعتی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی تحت تاثیر این پدیده قرار گرفته اند. این موضوع، تاثیرات بسیار زیادی بربازار کسب و کار و تجارت بین المللی داشته است. در این بین >> استانداردها << نقش عمده ای را ایفا می کنند. در واقع برای انجام هر نوع کسب و کار و تجارتی ، نیاز به وجود معیاری برای ارزیابی فعالیتها وجود دارد و استانداردها توانسته اند این وظیفه را به خوبی به عهده گرفته  و به درستی آن را به انجام رسانند.

 

 

با افزایش و گسترش سیستمهای مدیریتی مختلف، نیاز به وجود تعریفهایی مناسب از این سیستمها به درستی احساس می شد تا بتوان آنها را فراگیر کرده و در نقاط مختلف و فرآیندها و فعالیتهای متفاوت به کارگرفت بحث بر تدوین استانداردهایی برای سیستمهای مختلف مدیریتی، به عنوان موضوعی قابل تامل در زمینه به کار گیری این سیستم ها تبدیل شده است.

 

 

 

در این میان،>> سازمانهای استاندارد<< و بخصوص >> سازمان بین المللی استاندارد<< یا همان سازمان>> ایزو << به عنوان اولین گروههای کاری اقدام به تدوین سیستمهای مدیریتی استاندارد کردند

در سال1987 میلادی و سپس در سال 1994 میلادی،  ISO 9001این حرکت، با تدوین سیستم کیفی

آغاز شد و با توجه به استقبال بسیار گسترده ای که ازآن به عمل آمد،در سالهای بعد نیز ادامه یافت.

 

 

 که در واقع یک سیستمISO1994 :9001    درسال 1996 و به دنبال موفقیت سیستم تضمین کیفیت

ISO مدیریتی قوی  به حساب می آمد،>>سیستم های مدیریت زیست محیطی<< در قالب استاندارد

14001:1996 توسط سازمان بین المللی استاندارد،تدوین و منتشر شد.ساختار این سیتم مدیریتی یک

ویژگی بارز داشت و آن اینکه بر پایه نظریه معروف دکتر دمینگ،معروف به>>چرخه دمینگ<<

بنا شده بود.این نظریه بیان می دارد که برای استقرار و گسترش یک سیستم اثر بخش و کارا درون یک

سازمان،رعایت چهارم گام یا چهار مرحله مختلف و مجزا که در عین حال،ارتباط بسیار تنگا تنگی با یکدیگر دارند،بسیار موثر و مفید خواهد بود.این چهار گام عبارتند از:

 

 

/ 0 نظر / 5 بازدید