پلیمرکاران (صنعت لاستیک)
سامانه پیامک: 09126911494 
نويسندگان

یکپارچه سازی سیستمهای مدیریت

 

 

برای انجام هر نوع کسب و کار نیاز به وجود معیاری برای ارزیابی فعالیتها وجود دارد و استانداردها توانسته اند این وظیفه را به خوبی انجام دهند.

 

 

برای استقرار یک سیستم اثر بخش در سازمان باید چهار مرحله طرح ریزی ، اجرا، بررسی و اقدام طی شود.

 

 

گستره کاربرد استانداردهای مدیریتی به عواملی مانند خط مشی سازمان و ماهیت شرایط فعالیت بستگی دارد.

 

 

عامل اصلی پیدایش تفکر یکپارچه سازی سیستمهای سه گانه مدیریتی وجوه مشترک مابین آنها بودهاست.

 

 

عامل تقویت کننده تفکر پیدایش یکپارچه سازی سیستم مدیریت مزایای فراوانی است که از پیاده سازی آنها عاید سازمانها می شود.

 

 

پرهیز از دوباره کاری، استفاده بهینه از منابع ودسترسی آسا نتر به اطلاعات از جمله مزایای پیاده سازی سیستمهای سه گانه مدیریتی در سازمانهاست.

 

 

یکی از قویترین اهرمهای افزایش رویکرد به یکپارچه سازی سیستمهای مدیریتی کارکرد قابل توجه این مدل در کاهش هزینه های عملیاتی است.

 

 

 

چکیده

 

 

 

کیفیت و کیفیت طلبی در کنار دستیابی به یک فایند کسب و کاری قابل قبول و متعالی از جنبه های گوناگون، یکی از مهمترین مسایل مورد بحث در چند ساله اخیر بوده است. پیشرفت در زمینه های کاری و کسب و کار سهم بیشتر از بازار به همراه دستیابی به مفاهیمی نظیر رضایت مشتری، بر آورده سازی الزامات قانونی و بین المللی و... از جمله اصلی ترین عوامل ترغیب کننده سازمانها به حرکت در جهت سیستماتیک کردن فعالیتهایشان بوده است. در این بین، استانداردهای بین المللی مختلف در زمینه های کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت حرفه ای، نقشی اساسی و غیر قابل انکار داشته اند.شباهتهای این سیستمهای مدیریتی و مزایای پیاده سازی همزمان آنها، بحث سیستمهای یکپارچه سازی مدیریت را مطرح ساخته است.

 

 

سیستمهای یکپارچه مدیریت

 

 

سیستم را در زبان فارسی >> سامانه<< گفته اند؛ در واقع مجموعه ای از عناصر و اجزای مختلف که با هماهنگی و انسجام، در کنار هم کار می کنند و به کمک سازو کارهای طراحی شده، رسیدن به یک هدف نهایی را میسر می سازند. به عبارت دیگر، یک >> سیستم<< مجموعه ای است که در حال حرکت به سمت نقطه ای خاص قرار دارد و در عین حال، مفاهیمی نظیر نظم، هماهنگی، یکپارچه سازی، انسجام و هدفمندی از مشخصه های بارز آن است.

 

 

بحث سیستمها، از آغاز دهه 1950 میلادی، پیشرفت چشمگیری داشته است. در واقع تا قبل از این برهه زمانی خاص، انجام کارهای مختلف و در زمینه های گوناگون، چه کوچک و چه بزرگ، چه صنعتی ویا غیر صنعتی، تابع روالها و برنامه های خاص وکاملاًٌ طراحی شدهای نبود. اهداف نیز به نوبه خود، آن طور که امروز مشخص می شوند و در سطوح مختلف طبقه بندی می گردند، قابل شناسایی و تفکیک نبودند. این موارد و مسایلی از این دست، عموماٌ باعث بروز مشکلات اجرایی زیادی می گشت.

مجموعه دلایل فوق و سایر علل جانبی، لزوم پیدایش وترویج سازو کارهایی را بیان می کرد که باعث وضوح هر چه بیشتر فعالیتها گردند و در عین حال، رسیدن به اهداف طراحی شده را تا حدودی تضمین کنند.

 

 

در چنین شرایطی، بحث سیستمها، به مفهوم نوین آن ، گام بلندی را در برآورده سازی خواسته های مطرح شده باعث گردید. با مشخص شدن کارایی بالای اصول سیستمی و موفقیتهای سیستمهای جدید اولیه، علاقه مندی به نگرش سیستمی و ایجاد و گسترش سیستمهای مختلف، روز به روز افزایش یافت. سیستمهای طراحی شده در طول چند دهه اخیر میلادی، نظیر سیستمهای تولید، سیستمهای برنامه ریزی تولید، سیستمهای مالی، سیستمهای اقتصادی، سیستمهای نگهداری و تعمیرات و... گواه روشن بر این مدعاست.

 

همچون تمام پدیده ها یعلمی نوین، سیستمهای طراحی شده و ایجاد شده مذکور نیزروز به روز دچار تغییر و تحول شده اند. طی چند سال اخیر، تحولات شگرفی در بحث سیستمها به وجود آمده است.

قوامین و ضوابط حاکم بر این سازو کارها، تغییرات زیادی داشته اند و روالهای موجود در آنها، نحوه ترسیم اهداف و روشهای پیشبرد کارها بسیار دگرگون گشته اند. در عین حا ل، در تمام این تحولات یک موضوع اساسی،ثابت مانده است و آن هم این است که هدف از تمام این تغییرات، دستیابی به سیستم هایی است که بیشترین انطباق را با نیازهای ابراز شده داشته و کاربردی ترین صورت را به خود گرفته باشند.

 

 

نتیجه این طرز نگرش، پیدایش نسل نوین سیستمهای صنعتی و خدماتی بوده است. در خلال این دگرگونیها و تحولات،مشکل دیگری نیز شروع به خودنمایی کرد. این مشکل جدید>>تداخل سیستمهای موجود و عدم هماهنگی بین آنها << بود. بدین ترتیب لازم بود که راه حل جدیدی برای این مسئله انتخاب شود. در این بین، طراحان سیستمها راهکاری بسیار مناسب و کاربردی را ارایه کردند و در واقع مشکل به وجود آمده را به این وسیله خود سیستمها حل کردند. رهیافت ابداع شده، چیزی نبود جز >>سیستمهای مدیریت<<. 

 

 

 

این سیستمها علاوه بر اینکه اصول و قوامین حاکم بر سیستم های قبلی را پوشش می دادند، به نوعی باعث ایجاد هماهنگی بین قسمتهای مختلف در گیر در آنها شده و از گسیختگی فعالیتها جلوگیری می کردند. برخی از مزایای این سیستمهای مدیریت عبارتند از:

 

! تعریف هدف به صورت واضح و با توجه به خط مشی سازمان؛

 

! جلوگیری از پیمودن مسیر های اشتباه در حرکت به سمت هدف؛

 

! از بین بردن تداخل و نا هماهنگی ساز و کارهای مختلف درون سیستمی؛

 

! کاهش هزینه های ناشی از دوباره کاریها؛

 

! ایجاد و گسترش گردش اطلاعاتی پویا در سیستم؛

 

! فراهم آوردن امکان باز نگری در سیسمتم و رفع نقایص و نقاط ضعف؛

 

! ایجاد امکان گرفتن باز خورد از جزییات فعالیتها؛

 

! فراهم آوردن زمینه ای برای پیش بینی های مختلف فرایندی؛

 

! کاهش حجم مستندات و سوابق سیستمی.

 

 

 

امروزه در بسیاری از سازمانها برای هدایت و هماهنگ کردن فعالیتهای هدفمند سازمان، از سیستمهای مختلف مدیریتی استفاده می شود. برای مثال می توان به سیستم مدیریت مالی، سیستم مدیریت تجاری، سیستم مدیریت منابع انسانی و...اشاره کرد.

 

در چند سال اخیر ،>> جهانی شدن << موضوعی مهم و تاثیر گذار بوده است. بسیاری بسیاری از روابط تجاری، صنعتی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی تحت تاثیر این پدیده قرار گرفته اند. این موضوع، تاثیرات بسیار زیادی بربازار کسب و کار و تجارت بین المللی داشته است. در این بین >> استانداردها << نقش عمده ای را ایفا می کنند. در واقع برای انجام هر نوع کسب و کار و تجارتی ، نیاز به وجود معیاری برای ارزیابی فعالیتها وجود دارد و استانداردها توانسته اند این وظیفه را به خوبی به عهده گرفته  و به درستی آن را به انجام رسانند.

 

 

با افزایش و گسترش سیستمهای مدیریتی مختلف، نیاز به وجود تعریفهایی مناسب از این سیستمها به درستی احساس می شد تا بتوان آنها را فراگیر کرده و در نقاط مختلف و فرآیندها و فعالیتهای متفاوت به کارگرفت بحث بر تدوین استانداردهایی برای سیستمهای مختلف مدیریتی، به عنوان موضوعی قابل تامل در زمینه به کار گیری این سیستم ها تبدیل شده است.

 

 

 

در این میان،>> سازمانهای استاندارد<< و بخصوص >> سازمان بین المللی استاندارد<< یا همان سازمان>> ایزو << به عنوان اولین گروههای کاری اقدام به تدوین سیستمهای مدیریتی استاندارد کردند

در سال1987 میلادی و سپس در سال 1994 میلادی،  ISO 9001 این حرکت، با تدوین سیستم کیفی

آغاز شد و با توجه به استقبال بسیار گسترده ای که ازآن به عمل آمد،در سالهای بعد نیز ادامه یافت.

 

 

 که در واقع یک سیستمISO1994 :9001    درسال 1996 و به دنبال موفقیت سیستم تضمین کیفیت

ISO مدیریتی قوی  به حساب می آمد،>>سیستم های مدیریت زیست محیطی<< در قالب استاندارد

14001:1996 توسط سازمان بین المللی استاندارد،تدوین و منتشر شد.ساختار این سیتم مدیریتی یک

ویژگی بارز داشت و آن اینکه بر پایه نظریه معروف دکتر دمینگ،معروف به>>چرخه دمینگ<<

بنا شده بود.این نظریه بیان می دارد که برای استقرار و گسترش یک سیستم اثر بخش و کارا درون یک

سازمان،رعایت چهارم گام یا چهار مرحله مختلف و مجزا که در عین حال،ارتباط بسیار تنگا تنگی با یکدیگر دارند،بسیار موثر و مفید خواهد بود.این چهار گام عبارتند از:

 

 

طرح ریزی؛ !اجرا و عملیات؛ !بررسی؛ !اقدام (اصلاحی)!

 

به عبارت دیگر،برای تضمین کارکرد صحیح و هدفمند یک سیستم منتشر شده،باید ابتدا طرحی جامع و کامل که تمام جوانب و موارد را در خود داشته باشد،تهیه گردد.سپس این طرح به مرحله اجرا گذارده شودو طی مراحل مختلف ،عملکرد آن مورد بررسی و کنترل قرار گیرد.در خلال این امر،نقایص و کاستیهای طرح مشخص می شود و سپس با طراحی عملکردهای اصلاحی به رفع این نقایص پرداخته

می شود.این مراحل همچنان می بایست تکرار شوند تا اینکه اجزای سیستم به حالت ثابت و بهبود کامل برسند و به عبارتی یک استاندارد درآیند.

 

 

در برخی مطالب و مقالاتی که در این باره به نگارش درآمده اند،پیشنهاد شده است که در مرحله سوم،به جای کنترل،از مفهوم مطالعه و بازرسی فعالیتها استفاده گردد که به نوعی حیطه و سیعتری را تحت پوشش قرار می دهد.

 

در هر حال با توجه به ساختار بسیار کاربردی و زیر بنایی چرخه دمینگ،بسیاری از طراحان سیتم های مختلف مدیریتی،از این فریند به عنوان پایه اصلی سیستم هایی که طراحی می شد،استفاده کردند.نتیجه اینکه سیستم های طراحی شده جدید،بخصوص سیستم های مدیریتی و بخصوص در طول دهه اخیر میلادی، شباهتهای زیادی به یک دیگر داشتند.با وجود تفاوت در موارد مختلف،نظیر زمینه عملکرد سیستم ها و یا اهداف اجرایی آنها،این شباهت به راحتی برای کسانی که با این سیستم ها سروکار دارند،قابل لمس و درک است.

 

 

نمونه بسیار واضحی از این شباهتها، با مقایسه استاندارد>>  سری های ارزیابی ایمنی و بهداشت حرفه ای<< موسوم به

OHSAS  18001: 1999 و استاندارد  ISO 14001: 1996 که هر دو دقیقاٌ بر پایه چرخه دمینگ بنا شده اند قابل مشاهده است.

پس از رویکرد جهانی و با توجه به موفقیتهای حاصله، سازمان بین المللی استاندارد به طور جدی تر و قویتر از قبل، ادامه این روند را پیگیری و آن را در استانداردهای منتشر شده کاملا لحاظ کرد.

نمونه این مسئله ویرایش جدید >> سیستم مدیریت کیفیت << یعنی ISO 9001: 2000 است که به نحو قابل ملاحظه ای با ساختار استانداردهای ISO 14001: 1996 و  OHSAS 18001: 1996 منطبق و هماهنگ است. ( هر چند که OHSAS  18001: 1999یک استاندارد سازمان ایزو نیست.)

 

رویکرد یکپارچه سازی

 

با تدوین و ا نتشار ویرایش سوم در قالب ISO 9001: 2000  و تغییرا ت اساسی صورت گرفته در آن و با توجه به اینکه یکی از اهداف این تغییرات، سازگاری بیشتر با استاندارد زیست محیطی ISO 14001: 1996 بوده است، ایده استقرار توأم این دو استاندارد قوت گرفت. از طرف دیگر با توجه به شباهتهای غیر قابل انکار بین استاندارد >> مدیریت ایمنی و بهداشتی حرفه ای <<  OHSAS  18001: 1999و ISO 1400: 1996 و وجوه اشتراک بسیار زیاد میان این دو استاندارد، استقرار یکپارچه سه استاندارد ذکر شده،مطرح گردید. به نظر می رسد استقرار یکپارچه این سه سیستم، در قالب سیستم های یکپارچه مدیریت

(INTEGRATED MANAGENENT  SYSTEMS = IMS)می تواند زمینه های لازم را برای  >> بهبود مستمر<<  در هر یک از سه زمینه ایجاد کرده و فرصت قا بل توجهی را برای سازمانها در جهت انطباق با استانداردها ی مطرح جهانی فراهم آورد. برای درک بیشتر از موضوع، در ذ یل به طور بسیار خلاصه و اجمالی به معرفی این سه سیستم می پردازیم.

 

سیستم مدیریت کیفیت بر پایه ISO 9000: 2000  در واقع این سیستم،ویرایش سوم استاندارد کیفیت است که قبلا در سالهای 1994 و 1987 میلادی منتشر شده بود. این ویرایش، نسبت به ویرایش دوم، تغییراتی اساسی دارد، به عنوان مثال، تعداد بند های الزامات آن، از بند 20 در سال 1994 به 8 اصل و 5 بند در سال 2000 تغییر یافته است. به علاوه رویکرد فرایند گرایی در این ویرایش، بسیار تأ کید شده و مورد توجه قرار گرفته است. در کنار این موارد، توجه کامل و جامعی به دو اصل >> رضایت مشتری << و >> بهبود مستمر ( پیاپی ) << در کنار مواردی نظیر مشارکت کارکنان، رویکرد سیستمی به مدیریت، ارتباطات با تامین کننده بر اساس منافع متقابل، رهبری و... در این استاندارد به چشم می خورد.

 

این مطلب، به همراه توجه و تاکید بر استفاده از چرخه دمینگ، به طور صریح در قسمت 0-2 ( دیدگاه فرایندگرا) از متن استاندارد مذکور ذکر شده است.

 

این استاندارد، همان طور که گفته شد، >> برای سازمانهایی به کار می رود که نیازدارند توانایی خود را در فراهم آوردن محصولی که الزامات مشتری و الزامات قانونی مقتضی را بر آورده می سازد، نمایش دهند ویا آنهایی که می خواهند میزان رضایت مشتری را از طریق کاربری موثر سیستم، از جمله فرایندهایی که به بهبود مستمرسیستم و اطمینان از تطابق با الزامات مشتری و الزامات قانونی مقتضی می پردازد، افزایش دهند<<. ( متن استاندارد، زیر بند -1-1 کلیات)

این استاندارد ، یک استاندارد بین المللی بوده وقابلیت اعمال در کلیه سازمانها، صرفنظر از نوع، اندازه آنها ونئع محصولی که فراهم می آورند، داراست.

 

استاندارد ISO 9000: 2000  به دو بخش اصلی تقسیم می گردد: ISO 9001: 2000  که الزامات یک سیستم مدیریت کیفیت را بیان می دارد و ISO 9004: 2000  که در واقع خطوط راهنمای پیاده سازی این سیستم است. در این استاندارد ISO 9001:2000   شامل 9 فصل است که عبارتند از:

 

.- مقدمه؛ 1-  دامنه کاربردی؛  2-  استاندارد مرجع؛  3- واژگان و تعاریف؛ 4- سیستم مدیریت کیفیت؛ 5- مسئولیت مدیریت؛ 6- مدیریت منابع؛ 7- تحقق منابع

 

اندازه گیری، تجزیه و تحلیل وبهبود. در این استاندارد و در بخش سیستم

 

تشکیل یافته است که عبارتند از:

 

_ OHSAS 18001 : سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای؛

 

_ OHSAS 18002: راهنمای پیاده سازی یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای.

 

بنا بر تصریح متن این استاندارد، OHSAS: 18001: 1999 قصد دارد تا به موضوعهای بهداشت حرفه ای و ایمنی اشاره کند، نه به ایمنی محصول و خدمات. بخشهای مختلف این سیستم به شرح ذ یل  است:

1- دامنه کاربرد؛ 2- مراجع؛ 3- اصطلاحات وتعاریف؛ 4- عناصر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی؛ 

-4-1 الزامات عمومی؛  4-2-  خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی؛ 4-3- طرح ریزی؛  4-4-  اجرا وعملیات؛

4-5- بررسی و اقدام اصلاحی؛  4-6- بازنگری مدیریت.

 

 

مشاهده می شود که بند های اصلی این استاندارد؛ کاملأ با سیستم ISO 14001: 1996 داراست. هر چند استاندارد OHSAS 18001: 1999 یک استاندارد ایزو نیست، ولی تا کنون سازمانها و شرکتهای بسیار زیادی در سطح بین المللی، اقدام به پیاده سازی و در یافت گواهینامه این استاندارد از سازمانها و شرکتهای گواهی دهنده کرده اند.

 

شباهتها و اشتراکهای سه سیستم

 

اصلی ترین عاملی که باعث پیدایش تفکر یکپارچه سازی سیستم های مدیریتی سه گانه فوق شد، شباهتهاو نقاط مشترک موجود بین این سیستمها بود. در ادامه، به طور خلاصه به بررسی این موارد می پدازیم.

 

سیستمهای مدیریتی : هر سه سیستم، در دیدگاه کلی و درتقسیم بندی رویکرد سیستمی، در ردیف سیستم های مدیریتی قرار می گیرند. این موضوع، از نام این سیستم ها نیز قابل مشاهده است.

 

ساختار و چرخه دمینگ: چرخه دمینگ ابتدا توسط دکتر شوهارت مطرح شد و سپس دکتر دمینگ جهت کاربرد در سیستم های مختلف نظیر سیستمهای کیفیتی، بسط و گسترش یافت.

 

با مقایسه این  چرخه با ساختار سه گانه مورد بررسی، می بینیم که استانداردهای ISO 14001: 1996 و OHSAS 18001: 1999 کاملأ منطبق بر این ساختار هستند و با کمی دقت، این شباهت ساختاری در ISO 9001:  2001 نیز قابل مشاهده است.

 

دامنه کاربرد: بخش شماره 1 در هر سه استاندارد فوق، به نام >> دامنه کاربرد << نامگذاری شده است. ای بخش، محدوده قابل پیاده سازی و اجرا هر یک از سیستمهای سه گانه را بیان می دارد. طبق تصریح هر سه این استانداردها، آنها به منظور اجرا در هرسازمانی صرفنظر از نوع، اندازه، فعالیت و ماهیت سازمان در نظر گرفته شده و طراحی گشته اند. به عبارت دیگر، گستره کاربرد این استانداردها به عواملی مانند خط مشی سازمان و شرایطی که در آن فعالیت می کند، بستگی دارد.

 

ممیزی، ثبت و دریافت گواهینامه: هر سه این استانداردها، بین المللی بوده و توسط سازمانهای خارجی ( گواهی دهنده ها) قابل ممیزی و ثبت هستند. تقریبأ تمامی شرکتهای گواهی دهنده، هر سه سیستم فوق را ممیزی می کنند.

در قسمتهای قبلی، توضیحاتی در مورد تعداد گواهینامه های  صادره سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای بود. بدون تردید مزایای چنین سیستمی، با توجه به ورندی که ذکر شد، بسیلر بیشتر از آ ن است که بتوان به همه آنها اشاره کرد . لیک هین بخش کوچک نیز برای ترغیب مدیران و صاحبان صنایع به اقدامی هر چه  سریع تر در استقرار یک >> سیستم یکپارچه مدیریت<< کافی است.

 

 

 

 

 

[ ] [ ] [ مدیر ]
.: Weblog Themes By Iran Skin :.

درباره وبلاگ

مدیر فنی و کارشناس واحد پلیمر+ مسئول کنترل کیفیت گروه تولیدی نوین بسپار- گروه تولیدی صنعتی انس سامانه پیامک: 09126911494
امکانات وب

كد آهنگ

كد موسيقی